DOCman ist ein Dokumente-Management und Download System für Joomla! von www.joomlatools.eu. DOCman organisiert Dokumente in Kategorien und Unterkategorien und erlaubt das setzen von Berechtigungen für Benutzer und Gruppen für Upload, Editieren und Download. DOCman schützt zudem die Dateien durch das integrierte Anti-Leech System vor direkten Zugriffen und bietet somit die nötige Sicherheit. Zudem kann DOCman Dateien lokal oder auf einem Remote System verwalten und bietet eine Downloadstatistik. Mit DOCman mitgeliefert wird ein Plugin sowie einige Module für die einfache Integration von Dokumenten in Beiträge sowie die Anzeige unterschiedlicher Dokumente.

DOCman ist kostenpflichtig und kann auf der Webseite des Entwicklers heruntergeladen werden.

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Der Einstieg geschieht über das Backend "Komponenten > DOCman", wodurch man auf das Control-Panel der Dokumenteverwaltung gelangt.

Bis die Dokumente im Frontend erscheinen, bedarf es 3 Schritte:
1. Kategorien / Unterkateogiren erstellen
2. Datei hochladen
3. Dokument erstellen

Schritt 1:

....:::: Kategorien/Unterkateogrien erstellen ::::....

Mit DOCman werden alle Dokumente in Kategorien und Unterkategorien angeordnet. Die Tiefe der Unterkategorien ist nicht beschränkt und bietet somit die nötige Flexibilität auch für grosse Archive.
Um eine neue Kategorie zu erstellen, klickt man im DOCman Controlpanel auf "Kategorien". Mit "Hinzufügen" oben rechts erstellt man eine neue Kategorie. Wählen Sie einen "Kategorietitel" und einen "Kategorienamen" (kann beide dasselbe sein). Mit dem Dropdown "Aktuelle Kategorie" erstellen Sie den Kategoriebaum, hier geben Sie also an, ob die neu erstellt Kategorie auf oberster Ebene (Stufe "Oben") oder als Unterkategorie dargestellt wird.

Als Zugriffslevel stehen die Joomla eigenen Berechtigungsstufen zur Verfügung. Die DOCman Benutzergruppen kommen erst bei den Dokumenten selbst zum Zuge.

Auf der rechten Seite der Ansicht finden Sie den Editor für die Beschreibung der Kategorie. Sie können alle Werkzeuge benutzen, auch Plugins können hier verwendet werden.

Schritt 2:

....:::: Datei hochladen ::::....

Wenn wir die Kategorie erstellt haben, so werden als nächstes die gewünschten Dateien hochgeladen werden.
Vom DOCman Controlpanel aus klickt man hierzu auf "Neue Datei" (nicht zu verwechseln mit "Neues Dokument") und gelangt zum Upload-Assistenten.
Die häufigste Variante ist "Datei von lokalem Rechner hochladen", wenn man eine Datei vom Computer Online bereitstellen möchte. Mit "Weiter>>>" gelangt man zur nächsten Seite.

Wählen Sie nun die Datei zum Hochladen aus indem Sie auf "Durchsuchen" klicken. Wählen Sie dann die lokale Datei auf Ihrem Computer aus.
Im Batch-Modus können Sie eine Zip-Archiv hochladen, dass mehrere Dateien enthalten kann (achten Sie darauf, dass das Archiv nicht grösser als 3MB ist). Das Archiv wird nach dem Hochladen automatisch entpackt. Bitte sorgen Sie dafür, dass das Archiv keine zusätzlichen Archive (zip) oder Unterordner enthält. Bedenken Sie, dass dieser Prozess bereits im DOCman-Verzeichnis enthaltene Dateien ohne jede Warung überschreiben wird, wenn sie den gleichen Dateinamen haben. Dieser Modus ist noch im experimentier Status, also seinen Sie vorsichtig mit dieser Funktion.

Nach dem erfolgreichen Upload erhalten Sie eine Bestätigung sowie 3 Auswahlmöglichkeiten.

1. Sie können eine weitere Datei hochladen
2. Sie können aus der soeben hochgeladenen Datei ein Dokument erstellen
3. Sie können den Upload beenden und zur Dateiansicht zurückkehren

Schritt 3:

....:::: Dokument erstellen ::::....

Als letzter Schritt zur Veröffentlichung einer Datei müssen Sie nun aus dieser Datei ein Dokument erstellen.

• Die Unterscheidung zwischen einer Datei und einem Dokument ist wichtig.
  Als Datei wird die auf dem Server abgespeicherte Datei im Format pdf, doc, zip usw. verstanden. Das Dokument dagegen ist ein Alias auf eine Datei, wird also mit dieser verlinkt. Das Dokument hat zusätzliche Eigenschaften wie Kategoriezugehörigkeit, Veröffentlicht-Status, Beschreibung und Zugriffsberechtigung. Diese Eigenschaften kann eine Datei alleine NICHT haben.

Wenn Sie soeben eine neue Datei hochgeladen haben, so wählen Sie den Punkt "Ein neues Dokument aus dieser Datei erstellen". Wenn Sie sich noch im Controlpanel befinden, so klicken Sie auf "Neues Dokument".

Geben Sie im oberen Bereich der Dokumenteninformationen einen "Namen" ein und wählen Sie die "Kategorie". Ein Dokument kann nur einer Kategorie zugewiesen werden, eine Mehrfachzuweisung ist nicht möglich. Soll eine Datei jedoch in mehr als einer Kategorie verfügbar sein, so können Sie ein zweites Dokument erstellen, welches auf dieselbe Datei verlinkt.
Um das Dokument auf der Webseite auch anzuzeigen, muss dies zudem "Freigegeben" und "Veröffentlicht" sein. Darunter können Sie eine Beschreibung zu diesem Dokument angeben. Auch hier ist die Verwendung von Plugins möglich.

Wenn Sie direkt nach dem Upload einer Datei das neue Dokument erstellen, so ist im unteren Bereich der "Dokumenteninformation" unter "Datei" die soeben hochgeladene Datei bereits ausgewählt. Wenn Sie vom Controlpanel her kommen, so wählen Sie hier die gewünschte Datei aus.
Sie können zudem ein Bild für das Dokument auswählen. Zur Auswahl stehen die Bilder, welche sich im Ordner /images/stories befinden. Wird kein Bild ausgewählt, so versucht DOCman anhand der Endung ein entsprechendes Icon zu laden, die häufig verwendeten Endung (pdf, doc, xls) werden somit automatisch korrekt dargestellt.

Auf dem zweiten Reiter "Zugriff" können Sie die "Dokumentenzugriffsrechte" einstellen. Es wird zwischen "Leser" und "Verwalter" unterschieden.

• Leser: Diese Einstellung regelt, wer das Dokument herunterladen bzw. sehen darf. Auswahl: "Jeder", damit jeder die Möglichkeit hat das Dokument zu sehen. "Alle registrierten Benutzer", damit nur Benutzer, die ein Benutzerkonto und eingeloggt sind, das Dokument sehen können. Sie können das Dokument auch nur für einen bestimmten Benutzer/Gruppe zugäglich machen, indem Sie unter Benutzer/Gruppe diese Person/Gruppennamen auswählen.
• Verwalter: Diese Einstellung regelt, wer das Dokument bearbeiten kann. Wenn ein Benutzer oder ein Mitglied einer Gruppe der Verwalter ist, so kann er die speziellen Verwaltungsoptionen nutzten: bearbeiten, update, verschieben, ein-/auschecken und löschen.

Wenn die gewünschten Einstellungen vorgenommen sind, so wird das Dokument mit "Speichern" oben rechts abgespeichert und ist online.

Zu beachten:

• Alle Dateien werden im gleichen Ordner untergebracht. Bei vielen Dateien kann diese Liste sehr lang werden. Es ist daher ratsam, nicht mehr benötigte Dateien zu löschen.